Cette procédure décrit comment passer commande auprès de nos différents fournisseurs les plus gros ainsi que leurs modalités de contact et de fonctionnement. Pour les autres petites commandes, type CGN, on passe directement commande via l’interface, dont les coordonnées sont dans contacts fournisseurs.

1. Mode opératoire général
2. Cellules batteries
3. Moteurs roues
4. Ecrans moteurs roues
5. Moteurs pédaliers BBS
6. Moteurs pédaliers CYC
7. Moteurs pédaliers Tongsheng

1. Mode opératoire général

1. Le Service Technique (ST) nous informe d’une rupture prochaine de produits ou nous identifions un besoin lors de l’inventaire dans ce document.

2. Faire l’inventaire complet des pièces concernées chez ce fournisseur.

3. Vérifier le mode opératoire spécifique du fournisseur (voir ci-dessous).

4. Une fois la commande passée :

   • Enregistrer la commande dans le suivi fournisseurs

   • Imprimer la proforma du fournisseur et la placer dans la zone de réception.

   • Suivre régulièrement la commande afin de pouvoir relancer le fournisseur en cas de retard.

   • Passer la commande en terminé dans le suivi fournisseurs une fois qu’on est livrés.

5. Si le paiement est en dollars ($) commander les dollars en utilisant ce document.

2. Cellules batteries

• Fournisseur : Nkon (Pays-Bas)

• Contact : Dogukan

• Mail : dkurban@nkon.nl

• Mail secondaire : info@nkon.nl (si pas de réponse)

Relation fournisseur : simple et conviviale.

Mode opératoire :

• Envoyer directement un mail avec notre besoin (pas de PO nécessaire).

• Les références de cellules sont enregistrées dans la traçabilité ici.

• Avant validation de la commande vérifier que le tarif est identique à la commande précédente (dans Evoliz).

• Une fois la commande confirmée noter le numéro de commande dans le suivi de traçabilité (voir Jules si besoin).

Paiement : en € – 15j après réception – TVA à 0€

Délai de réception : environ 1 semaine

3. Moteurs roues

• Fournisseur : Etrotek (Asie)

• Contact : Taisin

• Mail : taisin@etrotek.com

Relation fournisseur : de longue date. Taisin peut être susceptible, il est donc préférable de communiquer avec diplomatie.

Mode opératoire :

1. Remplir la PO ici et créer le dossier de la nouvelle commande.

2. Vérifier dans le suivi SAV s’il y a des pièces à remplacer.

3. Si oui : les ajouter à la PO en indiquant la cause de la panne. Mettre 0 $.

4. Faire valider la PO par la direction. Envoyer la PO par mail au fournisseur

   en mettant dans le mail le n° de la commande.

Paiement : en $ – avant expédition

Délai de réception : 6 à 8 semaines

4. Ecrans moteurs roues

• Fournisseur : KEYDISP (Asie)

• Contact : Jessica

• Mail : jessica_gao@key-display.com

Relation fournisseur : Pour les questions techniques, il faut parfois creuser un peu.

Mode opératoire :

1. Pas de PO, envoyer la demande par mail et créer le dossier de la commande ici.

2. Vérifier dans le suivi SAV s’il y a des pièces à remplacer.

3. Si oui : les ajouter à la PO en indiquant la cause de la panne. Mettre 0 $.

4. Faire valider la PO par la direction. Envoyer la PO par mail au fournisseur

   en mettant dans le mail le n° de la commande.

Paiement : en $ – au moment de la commande

Délai de réception : environ 4 semaines

5. Moteurs pédaliers BBS

• Fournisseur : ACCOLMILE (Pologne)

• Contact : Christine

• Mail : christine@accolmile.com

Relation fournisseur : de longue date, cordiale et pro.

Mode opératoire :

1. Pas de PO, envoyer la demande par mail et créer le dossier de la commande ici.

   Demander le ‘main cable T4’ pour toute nouvelle commande de moteur (ils ont changé récemment).

2. Vérifier dans le suivi SAV s’il y a des pièces à remplacer.

3. Si oui : les ajouter à la PO en indiquant la cause de la panne. Mettre 0 €.

4. Faire valider la PO par la direction. Envoyer la PO par mail au fournisseur

   en mettant dans le mail le n° de la commande.

Paiement : ATTENTION : en € – au moment de la commande

Délai de réception : 1 semaine

6. Moteurs pédaliers CYC

• Fournisseur : CYC MOTOR (Asie)

• Contact : Reeza

• Mail : support@cycmotor.com (Si besoin, sa supérieure est cathy@cycmotor.com)

Relation fournisseur : pro, Cathy est venue visiter Cycloboost en 2024.

Mode opératoire :

1. Remplir la PO ici et créer le dossier de la nouvelle commande.

2. Le SAV de CYC se traite séparément des commandes, dès qu’un SAV survient. Voir mod op ici.

3. Faire valider la PO par la direction. Envoyer la PO par mail au fournisseur

   en mettant dans le mail le n° de la commande.

Paiement : en $ -demander de payer à réception de la commande

Délai de réception : 4 semaines

7. Moteurs pédaliers TONGSHENG

• Fournisseur : GREENPEDEL (Asie)

• Contact : Dandan

• Mail : teamo@greenpedel.com

Relation fournisseur : pro cordiale

Mode opératoire :

1. Remplir la PO ici et créer le dossier de la nouvelle commande.
2. Vérifier dans le suivi SAV s’il y a des pièces à remplacer.
3. Si oui : les ajouter à la PO en indiquant la cause de la panne. Mettre 0$.
4. Faire valider la PO par la direction. Envoyer la PO par mail au fournisseur en mettant dans le mail le n° de la commande.
   

   Paiement : en $ – au moment de la commandeDélai de réception : à vérifier

8. BMS batteries

• Fournisseur : DALY (Asie)

• Contact : Jane

• Mail : jane.liao@dalyelec.com

Relation fournisseur : pro cordiale

Mode opératoire :

1. Remplir la PO ici et créer le dossier de la nouvelle commande.
2. Vérifier dans le suivi SAV s’il y a des pièces à remplacer.
3. Si oui : les ajouter à la PO en indiquant la cause de la panne. Mettre 0$.
4. Faire valider la PO par la direction. Envoyer la PO par mail au fournisseur en mettant dans le mail le n° de la commande.
   

   Paiement : en $ – au moment de la commandeDélai de réception : 3 semaines max