1. Se connecter à l’interface
2. Demander l’enlèvement
3. Expédition
4. Prévenir le client
5. Réclamation
6. Expéditions vers Suisse ou Norvège
7. Expédition vers Monaco
8. Comment nos clients peuvent suivre leur livraison
9. Commander des étiquettes Geodis
10. BUG impression Geodis
11. Remboursement nouvelle présentation
12. Rapatriement d’un colis

1. Se connecter à l’interface

Ouvrir l’interface Geodis ici: https://espace-client.geodis.com/client/ rubrique ACCES PERSONNALISE, se connecter.

Identifiants dans contacts fournisseurs.

2. Demander l’enlèvement

Faire la demande d’enlèvement sur l’interface GEODIS AVANT MIDI, avant d’imprimer les étiquettes pour chaque colis.

Cela permet ensuite de prendre le temps de faire les étiquettes sans être pressé. Toute checklist arrivée après 12h50 sera traitée le lendemain.

Cliquer sur demander un passage dans la barre bleue en haut :

Remplir ces champs :

• Choisir systématiquement la prestation ‘messagerie France’ même si les colis partent ailleurs
• Mettre un nombre de colis et un poids (fictif si on ne le connait pas encore, ce n’est pas grave)
• Cocher ‘je déclare que mon envoi ne contient pas de matières dangereuses‘ (même s’il en contient)
• Valider

3. Expédition manuelle

Prendre chaque checklist l’une après l’autre, ouvrir la commande Magento du client et laisser chaque commande ouverte dans Magento le temps de l’opération.

Cliquer sur ‘saisir mes envois’ dans la barre bleue en haut.

L’adresse de départ est déjà enregistrée au nom de Cycloboost, il faut remplir l’adresse d’expédition. Cliquer sur créer un contact ici  :

Remplir les champs :

• cocher professionnel ou particulier
• remplir le code postal, les villes s’afficheront d’elles-mêmes
• A la fin (voir image ci-dessous), cocher ‘informer le destinataire par mail’ + ‘par sms’ si le client a fourni un numéro de portable
• Cocher ‘valider et mémoriser les informations’ (la prochaine fois qu’on expédie vers ce client, on aura ses coordonnées déjà enregistrées).

NB : si le destinataire est un professionnel, indiquer dans ‘informations d’expédition’ ses horaires précis.

Pour choisir la prestation commerciale, voici comment faire :

Puis remplir le nombre de colis + le poids (s’il y a plusieurs colis, calculer la somme des poids des colis).

NB : si c’est un colis à destination de l’Europe, l’interface réclamera les dimensions des colis. Attention de prendre bien large, il semble que Geodis voit toujours plus large que nous.

Si les colis contiennent une batterie, alors il faut remplir exactement comme suit :

NB : s’il s’agit d’un véhicule, le transporteur considère que la batterie est incluse dans le véhicule, donc on ne déclare pas le Lithium (ça concerne les vélos électriques, les remorques électriques, les scooters PMR etc).

• Cocher « cet envoi contient des matières dangereuses »
• Dans le n°onu choisir la seule proposition qui apparaît en faisant dérouler
• Remplir la quantité en kilos
• Choisir GRV CARTON et la quantité de cartons comprenant du Lithium (en général 1)

• Enregistrer et accéder au panier pour imprimer.
• Ou enregistrer et créer un nouvel envoi s’il y a d’autres checklists à traiter.

Lorsqu’il s’agit d’un pro, Geodis nous informe de la date estimée de livraison. NE JAMAIS modifier sinon ce changement de date sera facturé. Même si la date estimée tombe un lundi, jour de fermeture, si vous avez bien rempli les ‘informations de livraison’ à l’étape 1, le livreur n’a pas le droit de livrer ce jour là.

Assurer le colis quand il s’agit d’un véhicule en remplissant la case Ad Valorem : indiquer le montant apparaissant sur la facture finale client.

Cocher sur « enregistrer et créer un nouvel envoi’ (s’il y a plusieurs colis) OU ‘enregistrer et accéder au panier’ (si on a terminé)

Coller les étiquettes sur le colis.

4. Prévenir le client

Aller dans Magento/Ventes/Commandes. Choisir la commande concernée. Cliquer sur Expédier.

Aller dans Geodis/Suivre mes envois et cliquer sur Date départ – Décroissant pour voir les dernières expéditions :

Rentrer dans l’expédition du client, copier le n° de suivi :

Dans Informations de livraison,  faire dérouler le moyen de transport dans Transporteur, choisir Geodis et le numéro de suivi Geodis dans Numéro :

Puis tout en bas de la page à droite, cocher la case Envoyer une copie de la livraison par mail et cliquer sur Valider l’expédition :

ATTENTION : s’il s’agit d’un SAV, aller dans le ticket SAV concerné et choisir la macro ‘expédition’ qui permet de prévenir le client que la commande est partie.

5. Réclamation

Le client a droit à 15mn avec le chauffeur pour ouvrir son colis et le vérifier. Il doit noter des réserves CLAIRES sur le bordereau de réception du livreur : trou dans le colis (suspicion pièces manquantes), moteur rayé, drapeau cassé, cadre cassé etc + faire des photos du matériel.

Si le client n’a pas émis de réserves à la livraison, le dégât ne sera pas couvert par le transporteur et nous ne sommes pas responsables de ces dégâts. S’il y a une réparation ou remplacement à faire, elle sera donc facturée.

6. Expéditions vers Suisse ou Norvège

L’expedition se fait en Eurofirst et non pas en Messagerie plus.

En plus de la procédure normale, il faut :

1. Facture commerciale (voir détail ci-dessous)
2. Mandat de représentation  instructions douanes suisse norvège  (DAP HT  ou DDP TTC)
3. Fiche de matière dangereuse ADR

1. Si la marchandise est d’origine UE, il nous faudra Trois Factures « ORIGINALES » avec :

   • Voir la facture pour la Suisse ici
   • Signature (signature manuscrite au stylo bleu)
   • Nom du signataire
   • Tampon de la société.
   • Une facture d’exportation est toujours « hors taxes »
   • Si la marchandise a une valeur supérieure à 6000€, nous vous remercions de bien vouloir remplir la procuration en PJ.

SIGNER et DATER le document d’instructions

Mettre les factures et le document d’instruction dans une pochette  sur le colis.

Si l’expédition comporte 2 colis (typiquement = un kit + une batterie), un mail de Geodis du 06/05/20 nous confirme qu’il faut suivre la même procédure et coller la liasse sur UN SEUL des deux colis. Même s’ils sont séparés en cours de route.

7. Expéditions vers Monaco

Les tarifs à appliquer sont les mêmes que pour le département du 06.

8. Comment nos clients peuvent suivre leur livraison

Ils doivent se connecter à cette adresse : https://espace-client.geodis.com/services/destinataires/#/

Cliquer sur ‘je suis destinataire’ :

Pour l’identifiant : noter le code de plateforme (départ Bordeaux c’est 001033) suivi du numéro de suivi Geodis , tout attaché.

Entrer le code postal.

9. Commander des étiquettes Geodis

Depuis l’interface, cliquer sur la petite flèche à côté de la tête, puis sur ‘nous contacter’ :

Ceci apparaît :

Il suffit de remplir les champs, et dans ‘services’ de sélectionner ‘commande étiquettes’. Puis de cliquer sur envoyer.

10. BUG impression Geodis

L’interface a bien imprimé les étiquettes à coller sur le colis mais pour l’impression des bordereaux le site s’est bloqué et je ne retrouve pas l’expé concernée lorsque je vais dans ‘suivre mes envois’.

1. Se déconnecter de l’interface
2. Se reconnecter et retourner dans ‘suivre mes envois’.
3. Normalement l’expédition apparaît ici dans la liste. Cocher sa case à gauche et demander la réimpression des bordereaux.

11. Remboursement nouvelle présentation

Une fois par mois, nous recevons la facture Geodis par mail. Il faut prendre le temps de vérifier la facture car certaines options sont facturées par erreur, par exemple la ‘nouvelle présentation’ qui coûte 10.90€.

Cela signifie que le livreur s’est présenté chez le client et que le client était absent. Normalement, cela ne doit pas arriver car le client est prévenu du jour puis de l’horaire du RDV.  Il arrive que cela soit une erreur.

Sur la facture, il faut donc prêter attention à ceci :

Ensuite direction l’interface Geodis dans SUIVRE MES ENVOIS (barre du haut). Puis rechercher le client par date, numéro de récépissé ou de suivi et cliquer sur la loupe :

Cliquer sur l’expédition trouvée :

Ouvrir les photos ici :

Il faut que la première photo, correspondant à ce premier passage raté, montre indéniablement qu’il s’agit bien du domicile du client. Par exemple : avec son nom sur la boîte aux lettres. Si les éléments ne sont pas suffisamment clairs, il faut demander un remboursement. (Pour cet exemple, la photo montre un volant de voiture et les genoux du livreur… Je demande donc un remboursement.)

Une fois que le tour complet de la facture a été fait, envoyer un mail à src.d-e.bordeaux@geodis.com en indiquant le numéro de récépissé et demandant un avoir pour l’expédition xxx du 04/02/2026. Si Geodis n’a pas de preuve concrète, ils font directement l’avoir. L’avoir sera envoyé par mail à comptabilite@cycloboost.com et déduit de la prochaine facture (voir procédure Evoliz décrivant comment scinder une écriture pour qu’elle corresponde à un avoir + une facture).

12. Rapatriement d’un colis

C’est rare mais parfois nous prenons en charge le rapatriement d’un colis depuis un expéditeur pro ou particulier.

• Aller dans Saisir mes envois :

• Modifier l’adresse de départ > Créer un contact s’il n’existe pas encore :

• Automatiquement Geodis envoie par mail une étiquette à l’expéditeur.
• Dans le champ Arrivée, indiquer Cycloboost.
• Dans le champ Prestation de transport, choisir la 2nde option : Retour/Trans. Fr xxx

• Ajouter le poids et suivre la procédure habituelle d’expédition d’un colis.
• On peut ensuite imprimer en pdf l’étiquette et l’envoyer à l’expéditeur (mieux vaut qu’il reçoive cela 2x qu’une). Le document de demande d’enlèvement n’est pas indispensable.
• Nous serons informés de l’avancée de l’expédition par mail à commercial@cycloboost.com